Zaleca się stosowanie następujących zasad uniwersalnych:
- Po pierwsze – zasada konsekwencji – oznacza ona, że jeżeli zostanie przyjęta jakaś konwencja pisania pracy dyplomowej to powinna być ona utrzymana do końca realizacji pracy. Przykładowo nie wolno używać przy numeracji rozdziałów raz cyfr rzymskich, a raz arabskich. Nie można używać zamiennie określeń tabela, tablica, tabelka itd. Jeśli zdecydujemy się używać cyfr rzymskich, czy określenia tabela, to trzeba to robić konsekwentnie w całej pracy.
- Kolejna zasada to zasada prostoty. Prostota powinna dotyczyć zarówno konstrukcji tekstu jak i formułowania zdań. Pracę dyplomową na łatwo zrozumieć, a nie zastanawiać się co autor miał na myśli.
- Bieżąca korekta realizowanego tekstu.
- Przestrzeganie wszystkich zasad określonych w innych wymaganiach promotora.
Zasady ogólne pisania prac dyplomowych
Przygotowanie pracy dyplomowej wymaga nie tylko zgromadzenia odpowiedniej wiedzy dotyczącej wybranego zagadnienia, lecz również przestrzegania określonych zasad dotyczących sposobu jej przedstawienia. Praca licencjacka, inżynierska czy magisterska jest szczególnym rodzajem opracowania naukowego, dlatego powinna charakteryzować się logiczną konstrukcją, poprawnością językową, konsekwencją stosowanych rozwiązań oraz starannością edytorską. Nawet wartościowa merytorycznie treść może zostać oceniona mniej korzystnie, jeśli autor przedstawia ją w sposób chaotyczny, niejednolity lub niezgodny z wymaganiami obowiązującymi na danej uczelni.
Nie istnieje jeden uniwersalny wzorzec technicznego przygotowania wszystkich prac dyplomowych. Poszczególne uczelnie, wydziały, instytuty, a czasami także promotorzy mogą stosować własne wymagania dotyczące struktury pracy, sposobu sporządzania przypisów, wyglądu tabel, numerowania rozdziałów czy formy bibliografii. Można jednak wskazać kilka ogólnych zasad, które pozostają aktualne niezależnie od przyjętego standardu. Do najważniejszych należą zasada konsekwencji, zasada prostoty, systematyczna korekta przygotowywanego tekstu oraz przestrzeganie wymagań promotora i jednostki, w której praca powstaje.
Zasada konsekwencji
Jedną z podstawowych zasad przygotowywania pracy dyplomowej jest konsekwencja. Oznacza ona, że raz przyjęty sposób zapisu, oznaczania poszczególnych elementów czy organizowania tekstu powinien być stosowany w całym opracowaniu. Czytelnik nie powinien mieć wrażenia, że poszczególne rozdziały zostały przygotowane według różnych reguł albo że autor na kolejnych etapach pisania zmieniał przyjęte wcześniej rozwiązania.
Najprostszym przykładem jest numeracja rozdziałów i podrozdziałów. Jeżeli autor zdecydował się na numerowanie rozdziałów cyframi rzymskimi, rozwiązanie takie powinno być utrzymane w całej pracy. Nie należy pierwszego rozdziału oznaczać jako „Rozdział I”, a następnego jako „Rozdział 2”. Podobna zasada odnosi się do podrozdziałów. Jeżeli przyjęto system 1.1, 1.2, 1.3, a następnie 2.1, 2.2 i 2.3, powinien on być stosowany konsekwentnie aż do zakończenia pracy.
Konsekwencja dotyczy również nazewnictwa. Jeżeli określony rodzaj zestawienia danych został nazwany tabelą, nie powinien być w kolejnych miejscach określany raz jako tabela, raz jako tablica, a jeszcze innym razem jako tabelka. W naukowym sposobie wypowiedzi szczególnie ważna jest stabilność terminologiczna. Używanie wielu określeń w odniesieniu do tego samego elementu może prowadzić do wątpliwości, czy autor rzeczywiście opisuje to samo zjawisko.
Jeszcze większego znaczenia zasada ta nabiera w przypadku pojęć naukowych. Jeżeli w części teoretycznej przyjęto określoną definicję przedsiębiorstwa, bezpieczeństwa, motywacji, turystyki czy innego analizowanego pojęcia, w dalszych rozważaniach należy posługiwać się nim zgodnie z ustalonym znaczeniem. Nie powinno się swobodnie zastępować pojęć terminami zbliżonymi, jeżeli w danej dyscyplinie posiadają one odmienne znaczenie.
Konsekwencja powinna obejmować również sposób sporządzania przypisów i bibliografii. Jeżeli w przypisie najpierw podawane jest imię autora, a następnie nazwisko, nie należy w kolejnych przypisach bez powodu odwracać tej kolejności. Podobnie powinien być zapisywany tytuł publikacji, miejsce wydania, nazwa wydawnictwa, rok publikacji oraz numer strony. Najważniejsze jest oczywiście zastosowanie standardu wymaganego przez uczelnię, jednak równie ważne pozostaje jego konsekwentne przestrzeganie.
Ta sama zasada odnosi się do skrótów, dat, jednostek miary, sposobu zapisywania wartości procentowych oraz danych liczbowych. Jeżeli autor stosuje określony sposób zapisu dat, powinien unikać przechodzenia w kolejnych częściach pracy na inny system. Jeżeli w tabelach wartości podawane są z dokładnością do jednego miejsca po przecinku, warto zachować podobną dokładność w innych porównywalnych zestawieniach, o ile charakter danych nie wymaga zastosowania innego rozwiązania.
Konsekwencja obejmuje wreszcie edycję tekstu. Nagłówki tego samego poziomu powinny wyglądać jednakowo, podobnie jak podpisy tabel, rycin, wykresów oraz innych elementów graficznych. Niepożądane jest stosowanie w jednym miejscu pogrubienia, w drugim podkreślenia, a w trzecim kursywy dla elementów pełniących dokładnie taką samą funkcję.
Zasada konsekwencji nie oznacza jednak, że wszystkie elementy pracy powinny wyglądać identycznie. Inaczej może być zapisany tytuł rozdziału, inaczej tytuł podrozdziału, a jeszcze inaczej tekst główny. Ważne jest natomiast, aby elementy tego samego typu były opracowane zgodnie z tymi samymi regułami.
Zasada prostoty
Drugą szczególnie ważną zasadą jest prostota. Praca naukowa nie staje się bardziej wartościowa dlatego, że została napisana trudnym, skomplikowanym językiem. Jej zadaniem jest możliwie precyzyjne przedstawienie określonego problemu, sposobu jego analizy oraz wynikających z niej wniosków. Czytelnik powinien móc stosunkowo łatwo odtworzyć tok rozumowania autora.
Prostota powinna dotyczyć zarówno konstrukcji całej pracy, jak i poszczególnych zdań. Struktura opracowania powinna wynikać z jego tematu, celu i przedmiotu badań. Kolejne rozdziały powinny pozostawać ze sobą w logicznym związku. Jeżeli pierwszy rozdział przedstawia podstawy teoretyczne problemu, drugi może dotyczyć metodologii badań, a trzeci ich wyników. Czytelnik powinien rozumieć, dlaczego poszczególne zagadnienia pojawiają się właśnie w takim miejscu.
Niepotrzebne komplikowanie struktury może prowadzić do powstawania bardzo licznych, krótkich podrozdziałów, między którymi trudno dostrzec wyraźny związek. Podział pracy powinien pomagać uporządkować materiał, a nie stanowić celu sam w sobie. Jeżeli określone zagadnienie można jasno przedstawić w jednym podrozdziale, tworzenie z niego kilku kolejnych poziomów struktury zwykle nie poprawia czytelności opracowania.
Prostota jest równie ważna na poziomie języka. Częstym błędem osób rozpoczynających pisanie prac naukowych jest przekonanie, że język akademicki powinien być możliwie skomplikowany. W rezultacie powstają bardzo długie zdania zawierające wiele wtrąceń, określeń i zdań podrzędnych. Po przeczytaniu takiej wypowiedzi odbiorca może mieć problem z ustaleniem, jaka była jej podstawowa myśl.
Dobre zdanie naukowe nie musi być krótkie, ale powinno być zrozumiałe. Jeżeli jedna wypowiedź zawiera kilka niezależnych informacji, często warto podzielić ją na dwa lub trzy zdania. Nie należy również zastępować prostych określeń skomplikowanymi konstrukcjami jedynie po to, aby tekst sprawiał wrażenie bardziej specjalistycznego.
Prostota nie oznacza jednak języka potocznego ani rezygnacji z terminologii naukowej. Jeżeli określone pojęcie ma w danej dyscyplinie precyzyjne znaczenie, należy go używać. Chodzi przede wszystkim o to, aby terminologia specjalistyczna służyła precyzji wypowiedzi, a nie jej sztucznemu komplikowaniu.
Autor powinien szczególnie uważać na zdania, których znaczenie może być interpretowane na kilka sposobów. W pracy naukowej niejasność wypowiedzi stanowi poważny problem, ponieważ odbiorca nie powinien zastanawiać się, co autor prawdopodobnie miał na myśli. Treść należy sformułować w taki sposób, aby zamierzone znaczenie wynikało bezpośrednio z tekstu.
Z prostotą wiąże się również właściwe gospodarowanie materiałem. Nie każda informacja odnaleziona podczas przygotowywania pracy musi znaleźć się w jej ostatecznej wersji. Autor powinien dokonywać selekcji i pozostawiać te treści, które rzeczywiście są związane z przedmiotem rozważań. Nadmiar informacji pobocznych może utrudnić zauważenie najważniejszych kwestii.
Bieżąca korekta tekstu
Kolejna istotna zasada dotyczy systematycznej korekty przygotowywanego tekstu. Nie jest dobrym rozwiązaniem pozostawienie wszystkich poprawek językowych, merytorycznych i technicznych na sam koniec pracy. Im bardziej rozbudowany staje się dokument, tym trudniejsze może być późniejsze wykrycie i usunięcie wszystkich nieprawidłowości.
Bieżąca korekta pozwala wychwytywać błędy jeszcze przed rozpoczęciem kolejnych części. Po napisaniu podrozdziału warto ponownie go przeczytać, sprawdzając przede wszystkim, czy odpowiada jego tytułowi, czy poszczególne akapity pozostają ze sobą w związku oraz czy nie występują w nim niepotrzebne powtórzenia. Na tym etapie łatwiej również zauważyć brak źródła, błędnie zapisany przypis lub fragment wymagający dodatkowego wyjaśnienia.
Szczególną uwagę należy poświęcić zgodności kolejnych części pracy. W tekście tworzonym przez wiele tygodni lub miesięcy stosunkowo łatwo może dojść do sytuacji, w której autor zmieni sposób rozumienia danego zagadnienia, lecz nie skoryguje fragmentów napisanych wcześniej. Może to powodować wewnętrzne sprzeczności. Systematyczne wracanie do wcześniejszych części pomaga zachować spójność wywodu.
Korekta nie powinna ograniczać się do sprawdzania ortografii. Konieczna jest również kontrola interpunkcji, gramatyki, składni, terminologii i stylu. Należy sprawdzić, czy każde zdanie rzeczywiście wnosi potrzebną informację, czy wypowiedzi nie są zbyt rozbudowane i czy jednoznacznie przekazują zamierzony sens.
Oddzielnej kontroli wymagają dane liczbowe. Autor powinien sprawdzić, czy wartości przywoływane w tekście są zgodne z tabelami i wykresami oraz czy prawidłowo zostały obliczone procenty, średnie i inne wskaźniki. Jeżeli w pracy znajdują się badania własne, każda zmiana w sposobie obliczania danych powinna zostać uwzględniona we wszystkich fragmentach, w których dane te zostały wykorzystane.
Bieżąca korekta obejmuje także przypisy. Znacznie łatwiej sporządzić prawidłowe odwołanie do publikacji w chwili, kiedy jest ona wykorzystywana, niż po kilku miesiącach ustalać, z którego źródła pochodzi określona informacja. Z tego względu dane bibliograficzne powinny być uzupełniane systematycznie.
Nie oznacza to, że bieżąca kontrola zastępuje ostateczną korektę całej pracy. Po zakończeniu wszystkich rozdziałów konieczne jest ponowne przeczytanie opracowania jako całości. Dopiero wtedy możliwa jest pełna ocena proporcji między poszczególnymi częściami, logicznego następstwa rozdziałów oraz zgodności wstępu, części zasadniczej i zakończenia.
Przestrzeganie wymagań promotora i uczelni
Każda praca dyplomowa powstaje w ramach określonych wymagań instytucjonalnych. Uczelnia, wydział lub instytut może przygotować szczegółowe wytyczne dotyczące zarówno merytorycznej struktury pracy, jak i jej technicznego opracowania. Autor powinien zapoznać się z nimi możliwie wcześnie, najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem właściwego pisania.
Wymagania mogą określać między innymi minimalną lub zalecaną objętość opracowania, układ strony tytułowej, rozmiar i rodzaj czcionki, wielkość marginesów, interlinię, sposób numerowania stron, zasady sporządzania przypisów i bibliografii, sposób podpisywania tabel i rysunków, a także wymagane elementy wstępu oraz zakończenia.
Istotną rolę odgrywa również promotor. Jego zadaniem jest między innymi pomoc w ustaleniu właściwego zakresu tematu, ocena struktury pracy oraz wskazywanie problemów występujących w kolejnych częściach opracowania. Uwagi promotora powinny być analizowane i wprowadzane konsekwentnie. Jeżeli określona uwaga dotyczy problemu, który występuje w kilku miejscach pracy, nie należy poprawiać wyłącznie fragmentu wskazanego przez promotora. Trzeba sprawdzić cały dokument i usunąć analogiczne nieprawidłowości również w innych jego częściach.
Niektóre kwestie mają charakter umowny. Istnieje kilka poprawnych systemów tworzenia przypisów, kilka sposobów numerowania rozdziałów czy konstruowania bibliografii. W takiej sytuacji nie chodzi o wybór rozwiązania abstrakcyjnie „najlepszego”, lecz o zastosowanie standardu obowiązującego w konkretnej jednostce. Samodzielne mieszanie kilku różnych systemów prowadzi zazwyczaj do powstania niespójnego dokumentu.
Wymagania promotora nie zastępują jednak samodzielności autora. Student odpowiada za treść swojej pracy i powinien potrafić uzasadnić zastosowane rozwiązania. Konsultacje mają służyć rozwijaniu opracowania, a nie przeniesieniu odpowiedzialności za jego przygotowanie na inną osobę.
Znaczenie podstawowych zasad dla jakości pracy
Konsekwencja, prostota, systematyczna korekta oraz przestrzeganie wymagań promotora są zasadami pozornie nieskomplikowanymi, lecz ich stosowanie ma duże znaczenie dla końcowego poziomu pracy dyplomowej. Pozwalają uniknąć wielu błędów, które nie muszą wynikać z braku wiedzy merytorycznej, lecz z niedostatecznej staranności podczas przygotowywania tekstu.
Konsekwencja nadaje opracowaniu jednolity charakter i ułatwia czytelnikowi orientację w jego strukturze. Prostota sprawia, że nawet skomplikowane zagadnienia mogą zostać przedstawione jasno i logicznie. Bieżąca korekta ogranicza liczbę błędów oraz pozwala wcześniej wychwycić problemy wymagające poważniejszych zmian. Przestrzeganie wymagań promotora i uczelni zapewnia natomiast zgodność pracy z formalnymi standardami obowiązującymi przy jej składaniu i ocenie.
Dobrze przygotowana praca dyplomowa nie powstaje wyłącznie poprzez napisanie odpowiedniej liczby stron. Jest rezultatem kolejnych etapów obejmujących planowanie, poszukiwanie literatury, analizę źródeł, prowadzenie badań, przygotowanie tekstu, korektę i ostateczną redakcję. Na każdym z tych etapów potrzebna jest staranność i konsekwencja.
Przestrzeganie podstawowych zasad nie oznacza ograniczenia samodzielności autora. Przeciwnie, uporządkowane ramy pozwalają skoncentrować się na tym, co w pracy najważniejsze, czyli rozwiązaniu określonego problemu, przedstawieniu własnego toku rozumowania oraz sformułowaniu odpowiednio uzasadnionych wniosków. Forma powinna wspierać treść, a nie odwracać od niej uwagę.
Ostatecznie wartość pracy dyplomowej zależy przede wszystkim od jej poziomu merytorycznego, jednak sposób przedstawienia treści wpływa na możliwość właściwej oceny tej wartości. Praca napisana jasno, logicznie i konsekwentnie jest łatwiejsza w odbiorze, bardziej przekonująca oraz lepiej świadczy o warsztacie jej autora. Dlatego podstawowe zasady pisania prac dyplomowych należy traktować nie jako zbiór dodatkowych formalności, lecz jako element prawidłowego przygotowania opracowania naukowego.