Publikacje zamieszczone w czasopismach/wydawnictwach ciągłych (np. w zeszytach naukowych) powinny być zredagowane w przypisie w sposób następujący:
12 Jarugowa A., Zrównoważona karta dokonań w systemie zarządzania strategicznego. Controlling i Rachunkowość Zarządcza w Firmie 2000, nr 1, s. 9.
13 Ciak J., Ewolucja systemu podatkowego w latach dziewięćdziesiątych w Polsce. Roczniki Naukowe Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu 2001, R. 1, s. 189-200.
Publikacje zamieszczone w gazetach powinny być zredagowane w przypisie w sposób podobny do obowiązującego dla czasopism, oprócz roku należy podać dzień, miesiąc oraz numer, np.
14 Horbaczewski R., Gmina może się nie zgodzić na hazard na swoim terenie. Rzeczpospolita z 13 listopada 2008, nr 256, s. c3.
Przypis dotyczący aktu prawnego powinien wyglądać następująco:
15 Art. 3 ust. 2 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Dz. U. 1998, Nr 137, poz. 887.
Przykłady przypisów dotyczących materiałów niepublikowanych:
16 Dudziak A., Perspektywy odpowiedzialności społecznej w zarządzaniu tożsamością biblioteki uczelnianej. Wykład inauguracyjny wygłoszony na konferencji naukowej „Public relations jako narzędzie kreowania wizerunku bibliotek”, zorganizowanej w Wyższej Szkole Zarządzania i Marketingu w Sosnowcu, w dniu 11 maja 2006 r.
17 Duda M., Sankcje podatkowe w podatku od towarów i usług, promotor: prof. dr hab. Jan Głuchowski. Lublin: Katolicki Uniwersytet Lubelski, 2005, s. 45-95. Maszynopis pracy doktorskiej.
Prawidłowe sporządzanie przypisów jest jednym z podstawowych wymogów formalnych stawianych pracom dyplomowym. Przypisy pełnią kilka funkcji jednocześnie. Przede wszystkim wskazują źródło informacji wykorzystanej przez autora, pozwalają czytelnikowi odnaleźć cytowaną publikację oraz odróżniają własne poglądy studenta od treści zaczerpniętych z literatury. Mają także istotne znaczenie z punktu widzenia rzetelności naukowej, ponieważ umożliwiają weryfikację informacji przedstawionych w pracy.
Nie istnieje jeden sposób redagowania przypisów obowiązujący na wszystkich uczelniach. Poszczególne wydziały, instytuty, seminaria, a czasem również sami promotorzy mogą stosować odmienne zasady zapisu danych bibliograficznych. Dlatego przed rozpoczęciem pisania pracy należy zapoznać się z obowiązującymi wytycznymi. Najważniejszą zasadą jest konsekwencja – jeżeli przyjęto określony sposób zapisywania nazwisk autorów, tytułów, numerów stron czy nazw wydawnictw, powinien on być stosowany jednakowo w całej pracy.
Podstawową sytuacją wymagającą przypisu jest wykorzystanie cudzej myśli. Dotyczy to nie tylko cytatu dosłownego, ale także parafrazy, czyli przedstawienia informacji zaczerpniętej z określonej publikacji własnymi słowami. Częstym błędem studentów jest przekonanie, że przypis potrzebny jest wyłącznie wtedy, gdy fragment tekstu został przepisany słowo w słowo. W rzeczywistości zmiana konstrukcji zdania czy zastąpienie kilku wyrazów synonimami nie sprawia, że informacja staje się własnym ustaleniem autora pracy.
Jeżeli przytaczany jest cytat dosłowny, powinien zostać odpowiednio oznaczony, najczęściej za pomocą cudzysłowu. Bezpośrednio po cytacie umieszcza się odsyłacz do przypisu zawierającego dane publikacji i numer strony. Numer strony ma w tym przypadku szczególne znaczenie, ponieważ pozwala odnaleźć dokładnie ten fragment, który został przytoczony. Przy cytowaniu publikacji elektronicznej, która nie posiada numeracji stron, należy zastosować sposób wskazany w wytycznych uczelni.
Inaczej wygląda parafraza. Autor pracy zapoznaje się z cudzym poglądem lub informacją, a następnie przedstawia je własnym językiem i włącza do własnego toku wywodu. Przypis nadal jest konieczny, ponieważ sama treść pochodzi ze źródła. Parafrazowanie jest w pracach dyplomowych bardzo ważne, gdyż pozwala uniknąć nadmiernej liczby cytatów i pokazuje, że student rozumie wykorzystywaną literaturę.
Należy jednocześnie uważać, aby parafraza rzeczywiście była samodzielnym sformułowaniem. Nie wystarczy zmienić kolejności kilku wyrazów lub zastąpić pojedynczych słów podobnymi znaczeniowo. Taki sposób redagowania tekstu może być traktowany jako zbyt bliskie odtworzenie oryginału. Najlepiej przeczytać dany fragment, zastanowić się nad jego znaczeniem, a następnie przedstawić jego sens własnymi słowami, zachowując odpowiedni przypis.
Klasyczny przypis do książki powinien umożliwiać jednoznaczne zidentyfikowanie publikacji. Zazwyczaj zawiera nazwisko i inicjał imienia autora, tytuł książki, nazwę wydawnictwa lub – w zależności od przyjętego systemu – miejsce wydania, rok wydania oraz numer strony. Przykładowy zapis może wyglądać następująco: Kowalski J., Zarządzanie przedsiębiorstwem, Warszawa 2022, s. 45. Jeżeli wytyczne uczelni wymagają podania wydawnictwa, należy oczywiście uwzględnić również ten element.
W przypadku książki napisanej przez kilku autorów należy wskazać wszystkich autorów zgodnie z zasadami obowiązującymi na uczelni. Przy większej liczbie autorów niektóre systemy dopuszczają skrócenie zapisu, jednak nie powinno się stosować takich rozwiązań samodzielnie bez sprawdzenia wytycznych. Inaczej redagowany będzie również przypis do pracy zbiorowej pod redakcją naukową, a inaczej do rozdziału znajdującego się w takiej publikacji.
Jeżeli student korzysta z rozdziału napisanego przez konkretnego autora i zamieszczonego w pracy zbiorowej, przypis powinien wskazywać zarówno autora i tytuł rozdziału, jak i dane książki, w której został on opublikowany. Istotne jest bowiem, kto odpowiada za konkretny fragment. Nie należy automatycznie przypisywać całej treści redaktorowi naukowemu publikacji, jeżeli poszczególne rozdziały mają różnych autorów.
W przypadku artykułów naukowych podstawowe znaczenie ma podanie autora, tytułu artykułu, nazwy czasopisma, roku wydania, numeru czasopisma i odpowiedniej strony lub zakresu stron. Należy uważać, aby nie traktować czasopisma jak książki i nie wpisywać danych w niewłaściwej kolejności. Przy tworzeniu przypisu warto zawsze sprawdzić stronę tytułową artykułu lub informacje bibliograficzne zamieszczone w czasopiśmie.
Coraz częściej student korzysta z publikacji dostępnych elektronicznie. Sam fakt pobrania artykułu z Internetu nie oznacza jednak, że należy cytować go jak zwykłą stronę internetową. Jeśli jest to artykuł opublikowany w czasopiśmie naukowym, powinien zostać opisany przede wszystkim jako artykuł naukowy. Forma dostępu nie zmienia rodzaju publikacji. Podobnie książka udostępniona w bibliotece cyfrowej nadal pozostaje książką.
Inną kategorią są typowe źródła internetowe, takie jak strony instytucji, raporty publikowane wyłącznie online, komunikaty, statystyki, dokumenty elektroniczne czy materiały zamieszczone na stronach organizacji. Przy takich źródłach przypis powinien zawierać możliwie dokładne dane identyfikujące dokument lub autora, tytuł, a także adres źródła i – jeśli wymagają tego zasady uczelni – datę dostępu. Sama nazwa strony internetowej jest zwykle niewystarczająca.
W przypadku materiałów internetowych szczególnie ważna jest ocena wiarygodności. Przypis nie nadaje źródłu wartości naukowej. Jeśli student odwoła się prawidłowo do anonimowego tekstu zamieszczonego na przypadkowej stronie, sam sposób sporządzenia przypisu nie sprawi, że źródło stanie się odpowiednie do pracy dyplomowej. Dlatego formalna poprawność przypisu zawsze powinna iść w parze z właściwym doborem źródła.
Przypisy do aktów prawnych wymagają nieco innego podejścia niż przypisy do literatury naukowej. Należy podać właściwy tytuł aktu, datę jego wydania oraz miejsce publikacji. W zależności od potrzeb można również wskazać konkretny artykuł, ustęp, punkt czy paragraf. W przypadku aktów, które były wielokrotnie zmieniane, warto upewnić się, że student korzysta z właściwego stanu prawnego odpowiadającego okresowi analizowanemu w pracy.
Podobnie szczególne zasady mogą obowiązywać przy orzeczeniach sądowych. W pracy prawniczej przypis może zawierać nazwę sądu, datę orzeczenia, sygnaturę akt oraz informację o miejscu publikacji. Jeśli orzeczenie pochodzi z elektronicznej bazy orzeczeń, należy stosować sposób wskazany w wytycznych wydziału. W pracach z innych dziedzin takie źródła pojawiają się rzadziej, ale zasada jednoznacznej identyfikacji pozostaje taka sama.
Warto zwrócić uwagę na przypisy dotyczące raportów, materiałów statystycznych czy dokumentów instytucjonalnych. Nie zawsze występuje w nich indywidualny autor. W takiej sytuacji rolę autora może pełnić instytucja odpowiedzialna za przygotowanie materiału. Może to być urząd, organizacja międzynarodowa, instytut badawczy, przedsiębiorstwo lub inna jednostka. Należy wtedy podać jej nazwę oraz pozostałe dane pozwalające zidentyfikować dokument.
Jednym z ważniejszych problemów technicznych jest ponowne powoływanie się na tę samą publikację. W zależności od przyjętej konwencji można stosować skróty takie jak „tamże”, „ibidem”, „dz. cyt.”, „op. cit.” albo skrócony tytuł. Nie powinno się jednak mieszać kilku różnych systemów. Jeżeli uczelnia zaleca stosowanie przypisów skróconych, należy przyjąć jeden sposób i konsekwentnie używać go w całej pracy.
Określenie „tamże” można stosować wtedy, gdy kolejny przypis odnosi się dokładnie do tej samej publikacji co przypis bezpośrednio poprzedzający. Jeżeli chodzi o tę samą stronę, zapis może ograniczać się do samego „Tamże”. Jeśli natomiast wykorzystano inną stronę tej samej publikacji, należy dodać odpowiedni numer strony. Trzeba uważać, ponieważ po wprowadzeniu dodatkowego przypisu między dwoma odwołaniami stosowanie „tamże” może już prowadzić do nieporozumienia.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy student ponownie odwołuje się do książki cytowanej wcześniej, ale pomiędzy tymi przypisami pojawiały się inne publikacje. Wtedy można zastosować skróconą formę wskazaną w zasadach redakcyjnych, na przykład nazwisko autora i skrócony tytuł. Takie rozwiązanie często jest bardziej czytelne niż tradycyjne „dz. cyt.”, szczególnie jeśli w pracy wykorzystuje się kilka publikacji tego samego autora.
Numer przypisu umieszcza się w tekście w miejscu, w którym kończy się informacja wymagająca wskazania źródła. W praktyce często jest to koniec zdania lub fragmentu zdania. Ważne jest jednak, aby czytelnik nie miał wątpliwości, jakiego stwierdzenia dotyczy dany przypis. Umieszczenie jednego przypisu po długim akapicie składającym się z informacji zaczerpniętych z kilku publikacji może być nieczytelne.
Nie należy również przesadzać w przeciwnym kierunku. Umieszczanie przypisu po każdym zdaniu zaczerpniętym z tej samej publikacji może niepotrzebnie obciążać tekst. W takiej sytuacji warto tak skonstruować akapit, aby było jasne, który fragment opiera się na danym źródle, i stosować przypisy w sposób racjonalny. Ostateczne rozwiązanie zależy od konstrukcji tekstu oraz zasad przyjętych przez promotora.
Przypis powinien znajdować się możliwie blisko informacji, której dotyczy. Szczególnie ważne jest to przy danych liczbowych, definicjach oraz poglądach konkretnych autorów. Jeżeli w jednym zdaniu porównywane są stanowiska dwóch badaczy, najlepiej tak rozmieścić przypisy, aby można było jednoznacznie ustalić, który pogląd należy do którego autora.
Częstym problemem jest nieprawidłowe przypisywanie autorstwa definicji. Student znajduje na przykład definicję w podręczniku, którego autor sam cytuje wcześniejszego badacza. Jeśli w pracy zostanie napisane, że jest to definicja autora podręcznika, powstaje błąd. Należy sprawdzić, czy mamy do czynienia z poglądem autora czy z przytoczeniem cudzej koncepcji. Jeśli to możliwe, warto dotrzeć do źródła pierwotnego.
Podczas tworzenia przypisów nie należy odkładać uzupełniania danych na koniec pisania pracy. Zapis typu „tu przypis” albo pozostawienie samego nazwiska autora może później prowadzić do problemów z odnalezieniem publikacji i numeru strony. Najbezpieczniej tworzyć pełny przypis już w momencie wykorzystywania źródła. Wymaga to nieco więcej czasu podczas pisania, ale znacznie upraszcza końcową redakcję.
Przydatne może być wykorzystanie funkcji automatycznych przypisów dostępnych w edytorze tekstu. Dzięki temu program sam numeruje przypisy i aktualizuje ich kolejność po dodaniu nowych odwołań. Nie należy wpisywać numerów ręcznie jako zwykłego tekstu, ponieważ każda późniejsza zmiana może wymagać poprawienia wielu numerów. Automatyczne przypisy pozwalają uniknąć tego problemu.
Trzeba jednak pamiętać, że program komputerowy może pomóc w technicznym umieszczeniu przypisu, ale nie sprawdzi jego poprawności merytorycznej. To autor odpowiada za to, czy dane bibliograficzne są kompletne, czy wskazana strona jest właściwa i czy źródło rzeczywiście potwierdza dane stwierdzenie. Automatyzacja nie zastępuje więc kontroli.
Przed oddaniem pracy warto przejrzeć wszystkie przypisy oddzielnie. Należy sprawdzić, czy zachowano jednolity sposób zapisu nazwisk i tytułów, czy nie brakuje numerów stron, czy skróty są stosowane konsekwentnie oraz czy przypisy nie zawierają przypadkowych różnic w interpunkcji. Dobrze jest również porównać przypisy z bibliografią, ponieważ publikacje rzeczywiście wykorzystane w pracy powinny znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie w końcowym wykazie literatury zgodnie z zasadami obowiązującymi na uczelni.
Poprawne przypisy nie są jedynie elementem estetycznym ani technicznym. Pokazują sposób pracy autora ze źródłami oraz pozwalają ocenić, czy przedstawiane treści zostały odpowiednio udokumentowane. Starannie opracowane przypisy świadczą o uporządkowanym warsztacie studenta i znacznie zwiększają wiarygodność całego opracowania.
Najważniejsze jest jednak zachowanie dwóch zasad: każda zaczerpnięta cudza myśl powinna mieć wyraźnie wskazane źródło, a cały system przypisów powinien być jednolity od pierwszej do ostatniej strony pracy. Jeśli uczelnia udostępnia własną instrukcję redakcyjną, to ona powinna mieć pierwszeństwo przed ogólnymi poradnikami i przykładami. Dzięki temu przypisy będą nie tylko poprawne pod względem bibliograficznym, ale także zgodne z formalnymi wymaganiami stawianymi konkretnej pracy dyplomowej.